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PIANIFICAZIONE ATTIVITA’ E

GESTIONE TURNI

ZScheduling è il software che consente una razionale ed omogenea gestione dei turni, delle reperibilità e una pianificazione puntuale delle attività degli operatori, permettendo un considerevole risparmio di tempi e costi. Con ZScheduling si assegnano le risorse con le competenze più adatte al corretto espletamento dell’attività lavorativa. La soluzione permette, infatti, di classificare e incrociare le competenze del personale e le informazioni relative alle attività da svolgere, migliorando così la produttività e la qualità del servizio offerto. Attribuendo in maniera funzionale i carichi di lavoro, con ZScheduling si riducono i tempi e gli errori nell’elaborazione della pianificazione, si diminuiscono e prevengono i ritardi o disservizi e si riducono i tempi di confronto ed esportazione dei dati al sistema di gestione delle presenze. In ogni momento si può, inoltre, intervenire sulla pianificazione al fine di gestire le eccezioni quotidiane. Con una pianificazione delle risorse efficiente si risponde alle diverse esigenze di tutti i settori aziendali e fornisci le giuste risposte ai soggetti interni ed esterni coinvolti nel processo.

ZScheduling è una soluzione modulare, completamente scalabile e configurabile sui diversi contratti di lavoro e per questo facilmente adattabile ai più diversi contesti organizzativi: aziende di produzione, aziende di servizi, GDO, call center, sanità, case di riposo e asili, aeroporti, facility management, logistica e molte altre ancora.

Responsabile

• organizza e pianifica le risorse e i collaboratori;

• dispone di uno strumento per verificare con estrema semplicità e in tempo reale la copertura del turno/attività;

• approva, respinge o modifica le richieste di variazione alla pianificazione inserite dalle risorse;

• verifica eventuali scostamenti rispetto al preventivo per avviare le opportune azioni correttive.

Dipendenti

• visualizzano la schedulazione delle attività dalla propria postazione, da applicazioni per dispositivi mobile, totem ecc.;

• trovano on-line le informazioni necessarie allo svolgimento della propria attività lavorativa;

• richiedono al Responsabile variazioni alla pianificazione attraverso strumenti di workflow.

Direzione del Personale

• governa e monitora la pianificazione dell’intero organico aziendale;

• dispone di strumenti di controllo per intervenire sul piano in caso di necessità.

ZScheduling è modulare, completamente scalabile e configurabile sui diversi contratti di lavoro e per questo il software migliore per la gestione dei turni nei più diversi contesti organizzativi: aziende di produzione, aziende di servizi, GDO, call center, sanità, case di riposo e asili, aeroporti, facility management, logistica e molte altre ancora.

Scheduling

Activity plan

Workflow Scheduling

                                                                                          App mobile

                                                        Totemshift

                                                                                                                 Analytics

SCHEDULING
E’ il modulo principale che, grazie alla base dati anagrafica strutturata, consente di acquisire in automatico dai vari applicativi aziendali (software gestione risorse umane, presenze ecc.) tutte le informazioni relative ai collaboratori, garantendo così l’utilizzo di dati aggiornati, la correttezza dell’elaborazione e l’applicazione di tutte le eccezioni e di tutte le differenze normative presenti nei vari contratti di lavoro. Si possono impostare regole per fasce orarie (periodo di validità, personale necessario, fabbisogni eccezionali, assegnazioni o esclusioni di determinati operatori, ecc.) e matrici che, in caso di schema rigido di turnazione, permettono di definire in modo totalmente automatico la sequenza di attività cicliche e l’allocazione dei diversi turnisti. In base alle caratteristiche del personale e alle regole di turnazione preimpostate, il software elabora un calendario che garantisce la migliore copertura del fabbisogno, assegnando a ciascuna attività i dipendenti idonei in base alle competenze e alle regole contrattuali e aziendali. Nel caso non siano indicati a priori fasce orarie specifiche Scheduling propone fasce orarie che, rispettando le regole stabilite dall’azienda, ottimizzino l’organizzazione. Il calendario definito, importato nel software presenze, viene pubblicato personalizzando per ogni categoria di utenti (responsabile produzione, responsabili di reparto e turnisti) l’accesso alle varie funzioni utilizzabili. In questo modo il responsabile di reparto può ottimizzare la pianificazione con modifiche manuali, i turnisti hanno sempre accesso immediato alla pianificazione aggiornata e ogni soggetto può stampare il calendario, personalizzato con le informazioni di proprio interesse. Con Scheduling puoi gestire con estrema semplicità tutte le eccezioni. Qualsiasi mancanza di copertura dovuta, per esempio all’assenza di alcuni operatori, può essere gestita tempestivamente tramite la funzione di ricerca del personale in sostituzione per un determinato turno/attività.
ACTIVITY PLAN
Con Activity Plan ottimizzi la gestione delle attività che devono essere svolte in serie, offrendo ai dipendenti una precisa pianificazione: il modulo infatti permette di definire scadenze, priorità e fabbisogni di ogni singola attività in modo da garantire la soddisfazione dei vincoli, delle regole contrattuali e aziendali. Qualora le attività da assegnare giornalmente siano dislocate su punti geograficamente distanti, l’elaboratore ottimizza i tragitti di spostamento che i dipendenti devono eseguire nella giornata. Il modulo assume anche una funzione di analisi strategica per valutare se le attività da pianificare siano sostenibili sulla base delle risorse a disposizione e quali attività potrebbero rimanere fuori dal piano.
WORKFLOW SCHEDULING
Workflow Scheduling è il modulo che consente al tuo personale di richiedere cambiamenti alla turnazione, secondo un processo autorizzativo semplice e ben definito. Il responsabile, che ha accesso al calendario turni, è in grado di verificare preventivamente l’impatto sulla pianificazione e può quindi approvare o respingere tali richieste. Se approvate, le modifiche verranno recepite in tempo reale dalla soluzione, con notevoli vantaggi in termini di tempo e riduzione di errori nella gestione dei turni.

APP MOBILE
Se hai personale che lavora su più turni fuori dai locali aziendali, con la App ZScheduling – Enterprise Edition puoi estendere ai dispositivi mobili utili funzionalità di gestione turni e rendere il calendario turni flessibile e condiviso.
Il personale che lavora fuori sede potrà così comodamente tramite smartphone o tablet:

  • visualizzare i propri turni;
  • visualizzare la pianificazione del proprio gruppo di lavoro;
  • inviare e accettare/rifiutare richieste di cambio turno.
TOTEMSHIFT
  • L’installazione di Totemshift sui terminali di Rilevazione Presenze e Controllo Accessi touchscreen della linea ZT Zucchetti, ti permette di estendere a tutti i dipendenti che non dispongono di una propria postazione PC, tutte le funzionalità e i servizi per:
    visualizzare la propria pianificazione;
  • visualizzare la pianificazione del gruppo di lavoro;
  • avanzare richieste di variazione.
ANALYTICS
La soluzione di Business Intelligence che permette agli uffici coinvolti nell’intero processo di pianificazione (responsabile di produzione, risorse umane, amministrazione) di effettuare analisi e valutazioni sulla gestione dei turni, al fine di comprenderne lo stato dell’arte e le aree di ottimizzazione possibili. Basandosi su informazioni contestualizzate e strutturate, interrogando i dati storici e attraverso cruscotti dinamici e personalizzabili, i responsabili possono quindi operare indagini statistiche preventive e prendere le migliori decisioni.


Document Management System (DMS)

MyDesk

Diary

Mail

Document Management System (DMS)
ZScheduling si avvale di un evoluto sistema di gestione documentale che consente di archiviare, gestire, condividere e distribuire tutta la documentazione prodotta dalla soluzione (es.: lettera d’assunzione, assegnazione bene aziendale, patente, passaporto ecc.) e che permette la dematerializzazione dei flussi cartacei con conseguenti benefici sul conto economico.

My desk
Una “scrivania personale” in formato elettronico disponibile ovunque attraverso internet che permette di accedere rapidamente a tutte le informazioni disponibili nel sistema o eseguire transazioni in maniera profilata e controllata. Completamente personalizzabile dall’utente secondo le proprie esigenze, MyDesk offre la possibilità di accedere alla propria Agenda, ai documenti personali, alle news ed ai processi aziendali assegnati all’utente.

Diary
Multi-agenda (riservata o aziendale) che permette di gestire e visualizzare la pianificazione delle proprie attività o quelle dei collaboratori in base alla profilazione associata. La rappresentazione può essere giornaliera, settimanale, mensile ed annuale per agevolare la consultazione della disponibilità di più risorse contemporaneamente.

Mail
Potente Client Web per l’invio e la ricezione di messaggi di Posta elettronica / Sms / Fax, interfacciabile con i più comuni Mailserver / Faxserver, attraverso i protocolli SMTP/POP3.
Oltre all’invio e alla ricezione di messaggi, consente l’associazione automatica delle entità applicative censite (Utente Azienda /Utente Agenzia / ecc.), classificando e filtrando automaticamente i messaggi in base alle regole definite nel sistema. I messaggi così ricevuti/inviati possono essere archiviati nel sistema di Document Management System e le informazioni sui progetti, sulle commesse e sulle attività in gestione sono sempre disponibili.

Previsione del Fabbisogno – ZForecast
Il software che grazie all’Intelligenza Artificiale elaborare previsioni accurate sul fabbisogno di personale per ogni turno e attività, preparando al meglio la pianificazione: analizza la situazione attuale del dimensionamento, semplifica la previsione del fabbisogno in base agli attributi specifici dell’attività aziendale, ma soprattutto lavora in autonomia sulle valutazioni successive in base ai dati storici raccolti. In questo modo si evitano eccedenze e mancanze di personale per una pianificazione più flessibile.

Risorse Umane
La soluzione ideale per avere una panoramica completa e sempre aggiornata di tutto il personale aziendale, per valorizzarlo e ottenere maggiore efficienza: organigramma, ruoli e competenze, formazione, valutazione, politiche
retributive, gestione degli obiettivi ecc. La mappatura delle competenze in particolare permette di operare una gestione dei
turni efficace e di ovviare ad eventuali criticità nella copertura di una certa funzione/attività.

Software Presenze
La soluzione web per la rilevazione delle presenze e delle assenze, che permette una gestione ottimale anche in aziende complesse con più sedi, filiali, negozi, cantieri distribuiti sul territorio. Specifici processi di workflow permettono, infatti, di automatizzare e gestire i processi tra il dipendente e l’ufficio del personale relativamente a inserimento e richieste giustificativi (permessi, ritardi, ferie, mancate timbrature, approvazione straordinari ecc.).

WorkFlow HR
Il software che permette di snellire i processi di comunicazione tra i collaboratori e l’ufficio del personale, riducendo carta, tempi e costi: Workflow HR permette di delegare ai dipendenti e ai loro responsabili attività come la giustificazione delle anomalie di presenza, l’inserimento di ferie o straordinari o, nel caso della gestione dei turni, la richiesta di modifiche alla pianificazione, che, una volta approvate, saranno immediatamente recepite dal sistema.

ZTimesheet
Il software Zucchetti per rilevare tempestivamente le ore di lavoro e il relativo costo del personale assegnato a progetti, commesse e clienti. Grazie a strumenti semplici e innovativi ZTimesheet permette di controllarne puntualmente la redditività, contribuendo così a migliorare l’efficienza dell’organizzazione e le performance delle risorse in azienda.

Safety Solution
La suite di soluzioni Zucchetti per la gestione completa di tutti gli adempimenti previsti dal D. Lgs. 81/08 in materia di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro: POS e DVR, sorveglianza sanitaria, infortuni, adempimenti formativi, gestione appalti. Aspetti che hanno un impatto diretto sulla gestione dei turni, per cui è necessario un controllo costante di carichi di lavoro, competenze specifiche di ogni lavoratore, DPI ecc.

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