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GESTIONE NOTE SPESE, TRAFERTE E FLOTTA AZIENDALE

DESCRIZIONE
La gestione di trasferte e note spese è un processo molto complesso che riguarda diverse aree aziendali, in particolare quella amministrativa e quella di gestione del personale.
Le spese di viaggio e trasferta costituiscono inoltre un costo ingente per le aziende, ma oltre un terzo delle medie e grandi aziende europee non è in grado di quantificarle esattamente. La causa di tale situazione, per i Responsabili Amministrativi e Finanziari, risiede nella complessità gestionale dovuta a policy aziendali frammentate e incoerenti e nella troppo frequente incongruenza dei dati che rendono molto difficoltosa la tracciabilità. Risulta, infatti, che l’85% delle aziende produce internamente i propri rapporti di spesa sulla base di dati provenienti da fonti diverse e il 32% riceve solamente rapporti cartacei dai propri fornitori (il 42% in Italia). Per questo Zucchetti ha sviluppato Infinity ZTravel, il software che permette di ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese. Grazie alla sue caratteristiche avanzate, sia in termini tecnologici che applicativi, Infinity ZTravel Zucchetti risponde a 360° a tutte le necessità di gestione, integrandosi alle altre soluzioni presenti in azienda e garantendo così il massimo dell’efficienza di tutti i processi:

  • completezza funzionale: dalla pianificazione e organizzazione della trasferta alla compilazione della nota spese, da applicazioni mobile per i trasfertisti fino alla contabilizzazione e all’analisi dei costi con funzionalità di business analytics;
  • integrazione: il software si integra con i sistemi contabili, di gestione del personale e organizzativi dell’azienda;
  • efficienza: completamente sviluppato in tecnologia web, Infinity ZTravel semplifica i processi di comunicazione tra trasfertisti, responsabili e uffici amministrativi, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i tempi e i costi di gestione.

Infinity ZTravel copre tutte le fasi che riguardano una gestione complessa come quella dei viaggi di lavoro.

PRE-TRAVEL

Pianificazione della trasferta
Richiesta autorizzazione
Prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel
Acquisizione documenti di viaggio

ON-TRAVEL

Raccolta giustificativi
Compilazione delle spese da dispositivi mobile
Geolocalizzazione degli automezzi aziendali

POST-TRAVEL

Compilazione della nota spese
Controllo e approvazione della note spese
Importazione costi e riconciliazione automatica dei pagamenti elettronici e dei flussi di fatturazione elettronica
Gestione dei flussi di contabilizzazione
Liquidazione dei rimborsi

ANALYSIS

Monitoraggio del processo di trasferta
Analisi e valutazioni sui costi
Supporto alle decisioni

Infinity ZTravel è una soluzione con caratteristiche uniche: WEB BASED, disponibile in versione DESKTOP E MOBILE, utilizzabile in LICENZA o CLOUD in modalità Software as a Service, dotata di strumenti di BUSINESS ANALYTICS.

FUNZIONALITA’
Pensata e realizzata con una struttura modulare e scalabile che consente elevate possibilità di personalizzazione, Infinity ZTravel permette a ciascuna azienda di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione.

I due moduli principali, tra loro indipendenti, sono software dedicati alla gestione specifica della pianificazione delle Trasferte e della consuntivazione delle Note spese.

Trasferte: gestione del processo di pre-travel relativo all’organizzazione della trasferta (mezzi di trasporto, autorizzazione alla trasferta, prenotazione dei servizi di viaggio, gestione anticipi, ecc.;
Note Spese: consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta, controllo e approvazione nota spese e gestione dell’intero processo post-travel.

Infinity ZTravel consente inoltre al cliente di scegliere tra una nutrita serie di funzionalità avanzate per la gestione di tutte le altre attività strettamente legate alla gestione completa dei viaggi d’affari:

Prenotazione auto aziendali: processo di prenotazione delle auto in pool automatizzato;
Localizzazione automezzi: monitoraggio dei veicoli aziendali tramite GPS con rilevamento di geolocalizzazione, itinerario, velocità, soste, km percorsi;
Import pagamenti elettronici: acquisizione automatica dei pagamenti tramite carte di credito aziendali relativi alle spese di vitto e alloggio;
Gestione Fatture elettroniche: per rendere efficiente il processo di riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta;
APP Mobile: compilazione della bozza della nota spese direttamente da smartphone e tablet anche in assenza di connessione dati;
Analytics: la Business Analytics per monitorare i dati relativi ai viaggi d’affari (analisi costi e valutazioni a supporto del management);
Paperless Office e firma elettronica: eliminazione della documentazione cartacea relativa alle trasferte aziendali, dove consentito dalla normativa fiscale.
INTEGRAZIONI
SOFTWARE DI GESTIONE
Grazie all’integrazione nativa con le soluzioni Zucchetti, Infinity ZTravel permette a tutte le figure coinvolte nel processo di gestione della trasferta di accedere alle funzionalità di proprio interesse attraverso un unico portale!

Infinity ZCarFleet per ottimizzare l’organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte auto aziendali
HR Infinity per tutte le esigenze di amministrazione del personale (paghe, presenze) e gestione delle risorse umane (spostamenti dei dipendenti per corsi di formazione)
Gestionali Zucchetti per rispondere alle esigenze del settore contabile
E-Agency per la gestione delle agenzie di viaggio e tour operator

Infinity ZTravel si interfaccia con le soluzioni ERP e HR anche di altre software house nazionali ed internazionali, ad esempio per le registrazioni contabili delle fatture, i flussi degli importi da rimborsare ai dipendenti in cedolino o con bonifico bancario, ecc.

AGENZIE DI VIAGGIO E BOOKING
Infinity ZTravel arricchisce la collaborazione tra azienda e agenzie di viaggio.
Grazie all’integrazione con le piattaforme di self-booking delle più importanti agenzie di viaggio, i dipendenti che richiedono nella pianificazione della propria trasferta la prenotazione di alcuni servizi viaggio (volo, treno, hotel, car rent, ecc.), se e quando autorizzati, possono accedere al portale di prenotazione dell’agenzia, nel rispetto della travel policy prevista dall’azienda.

SISTEMI DI PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE
La definizione del “total cost” della trasferta è fondamentale per l’efficienza.
L’integrazione del software Infinity ZTravel con le carte di pagamento Soldo e con le carte aziendali centralizzate (es. Airplus Company Account, Diners Lodged e BTA American Express) ti consentono di importare quotidianamente i flussi dei pagamenti dei trasfertisti e di rendere automatica, veloce e certa la compilazione della nota spese.

  • Automatizzi il processo di richiesta, autorizzazione ed erogazione degli anticipi per le trasferte, anche con ricariche automatiche su importi di plafond stabiliti da regole aziendali
  • Governi al meglio gli anticipi liquidati ai trasfertisti con la possibilità di gestire necessità di denaro extra non previste e di recuperare immediatamente le somme inutilizzate sulla carta a fine trasferta
  • Disponi subito dei dati per la rendicontazione delle spese, forniti in automatico dal circuito di pagamento

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Nel processo di Travel Management ottimizzare la gestione dei documenti è strategico.
Infinity ZTravel è integrato con i sistemi di conservazione sostitutiva e garantisce un processo sicuro per la gestione completamente paperless delle note spese, grazie alla registrazione e conservazione digitale della copia dei giustificativi cartacei allegati alle note spese.
Con tutta la garanzia delle soluzioni Zucchetti, accreditata presso AgID per il servizio di Conservazione digitale.

PORTALE
La soluzione Infinity ZTravel, realizzata in tecnologia web, è un vero e proprio Virtual Workspace, un luogo di lavoro virtuale, accessibile ovunque e 24h su 24 con un semplice Internet browser, dove è possibile accedere alle informazioni, eseguire transazioni e collaborare con gli utenti interni ed esterni all’ecosistema aziendale.
In questo modo Infinity ZTravel permette a tutte le figure coinvolte nel processo di gestione della trasferta, dal Travel Manager ai trasfertisti, dall’amministrazione all’agenzia viaggi, di collaborare e di accedere alle funzionalità di proprio interesse attraverso un unico portale. Il portale ha accesso profilato per garantire la sicurezza e viste differenziate a seconda delle diverse tipologie di utenti, che vedranno quindi solo le informazioni o le funzioni di proprio interesse.COMUNICAZIONE E COLLABORAZIONE
Il portale permette di rendere efficienti i processi di gestione del business travel favorendo la comunicazione tra soggetti interni ed esterni all’azienda:

  • dashboard, notifiche e task di riepilogo evidenziati dall’applicativo per mostrare in modo immediato i processi in corso, le scadenze o le anomalie;
  • comunicazione di eventi ai diversi soggetti con l’invio di mail strutturate: al responsabile per l’approvazione della trasferta; da e verso l’agenzia per la prenotazione dei servizi di viaggio; al trasfertista per la conferma della trasferta o l’approvazione della nota spese;
  • sportello virtuale via desktop e via mobile con cui i dipendenti possono scrivere richieste strutturate all’azienda;
  • pubblicazione da parte dell’azienda di comunicazioni, circolari e avvisi ai dipendenti.

GESTIONE DOCUMENTI
Infinity ZTravel si avvale di un evoluto sistema di gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, classificare, condividere, distribuire la documentazione prodotta nell’intero processo della trasferta (biglietti di viaggio, voucher, documenti di viaggio, scontrini, ricevute, fatture, distinta rimborsi, analisi). Grazie all’Enterprise Digital Folder l’azienda può categorizzare tutte le tipologie di documenti e abbinarli alle singole persone, così da avere un archivio completo e con viste specifiche sul singolo trasfertista. L’integrazione con la Firma digitale e la Conservazione Sostitutiva consentono infine di digitalizzare l’intero processo documentale in ottica paperless.

DESCRIZIONE
La gestione di una flotta aziendale è un’attività estremamente complessa che deve tenere conto di tante variabili, come la garanzia di un servizio efficiente, l’ottimizzazione dell’uso delle vetture, il contenimento dei costi e il rispetto delle normative ambientali e di sicurezza dei lavoratori. Senza contare il fatto che la gestione di una flotta aziendale è un’attività trasversale e che coinvolge tante funzioni: dal Facility Manager che si occupa della gestione operativa del parco autoveicoli all’Ufficio Contabilità che registra i costi legati alla flotta, fino al Controller e all’Ufficio Risorse Umane. Per questo oggi diventano indispensabili soluzioni software di fleet management che garantiscano gli obiettivi fondamentali per chi si occupa di gestione delle flotte aziendali, ossia efficienza e controllo. ZCarFleet Zucchetti è il software in tecnologia web per la gestione delle flotte aziendali che risponde a questi obiettivi e introduce funzionalità importanti a supporto di aziende e Fleet Manager.

Software e efficienza nella gestione della flotta aziendale
Il software ZCarFleet risolve le inefficienze di gestione della flotta perché favorisce il coordinamento tra gli uffici, riduce al minimo l’uso della carta e introduce in azienda processi strutturati: notifiche automatiche, programmi di workflow, portali per la condivisione di informazioni e la pubblicazione di documenti, servizi di self-service ai dipendenti permettono infatti di ridurre i tempi di ogni attività, evitare errori e rendere più scorrevole la gestione della flotta aziendale, garantendo per esempio che le auto siano sempre disponibili, vengano utilizzate al meglio delle loro possibilità e secondo la policy aziendale.

Software e controllo delle flotte aziendali
Fondamentale è poi il controllo della flotta: dove sono le auto, i percorsi delle vetture, il comportamento dei conducenti, i consumi, il quadro delle manutenzioni obbligatorie e le segnalazioni di incidenti o guasti. In questo ZCarFleet offre soluzioni software di localizzazione gps delle auto, notifiche automatiche sulle scadenze e applicazioni mobile, necessari per supportare il Fleet Manager che, grazie a software di analisi, può infine filtrare, organizzare e visualizzare in modo semplice questa mole di informazioni per prendere le giuste decisioni sui miglioramenti nella gestione e sulla migliore strategia da attuare.

Caratteristiche tecniche del software
ZCarFleet è un software MODULARE, MULTI-AZIENDA e MULTI-LINGUA che si adatta a ogni tipologia di azienda ed è disponibile in LICENZA d’uso o CLOUD in modalità Software as a Service.

FUNZIONALITA’
La struttura modulare del software gestionale del parco auto ZCarFleet consente di adeguarlo alle specifiche necessità di ogni azienda. Funzionalità del modulo principale.

Anagrafica delle auto aziendali
I dati di ogni auto (caratteristiche tecniche, codici identificativi, ubicazione e centro di costo, modalità di possesso, ecc.) sono raccolti in un’unica scheda, base di tutte le gestioni del software e che permette di automatizzare i controlli riguardanti fiscalità, scadenze e manutenzioni.
I dati tecnici dell’auto possono essere inseriti manualmente oppure acquisiti in automatico dalla Banca Dati Quattroruote, basata sul Codice Infocar: utilizzando questa funzione i dati sono costantemente aggiornati sulla base delle schede di omologazione provenienti in via ufficiale dai costruttori e/o dai relativi importatori.
Prenotazione delle auto in pool
Il gestore del parco auto o direttamente il dipendente può consultare un “garage virtuale” che mostra le auto in pool disponibili. La convalida della prenotazione può essere sottoposta a conferma del superiore gerarchico del dipendente tramite processo autorizzativo preimpostato.
Tutte le assegnazioni sono registrate e storicizzate per recuperare sempre tutte le informazioni sugli eventi riguardanti il mezzo (multe, penali, franchigie, ecc.).
Assegnazione delle auto in benefit
In caso di auto ad uso promiscuo, una procedura guidata permette di gestire in modo semplice tutti i passaggi necessari per formalizzare l’assegnazione e la consegna dell’auto.
La lettera di assegnazione viene archiviata nel sistema.
Scadenze
Il software segnala le scadenze sia amministrative sia tecniche tramite notifiche periodiche e un pannello di controllo generale che permette di verificare lo stato di ogni auto.
Gestione guasti e incidenti
Un sistema di ticketing permette agli utenti di segnalare guasti e incidenti, cui sarà assegnato un codice di priorità per una corretta risoluzione del problema.
Fiscalità
Il software gestionale supporta la classificazione e la gestione fiscale di ogni auto: calcolo del fringe benefit (con la gestione delle tariffe ACI), controllo su altri addebiti a titolo di compenso per l’utilizzo dell’auto, controllo delle deducibilità fiscali (art. 164 TUIR) di costi di acquisizione e spese di impiego sulla base dell’utilizzo prevalente dell’autovettura.

PORTALE
Il software ZCarFleet, realizzato in tecnologia web, si basa su un portale che funge da vero e proprio Virtual Workspace, un portale cioè che è allo stesso tempo:

  • un “ufficio virtuale” per il Fleet Manager, accessibile ovunque con un semplice browser e che raccoglie tutte le funzioni, le informazioni e i documenti relativi alla gestione della flotta aziendale;
  • uno strumento di condivisione e collaborazione con tutti gli uffici coinvolti nel processo di gestione della flotta e con i dipendenti guidatori, all’interno e all’esterno dell’ecosistema aziendale.

Il portale del software ZCarFleet è per il responsabile della gestione della flotta aziendale un unico punto di accesso alle varie funzionalità gestionali, alla base dati anagrafica unica di dipendenti e parco auto e ad una serie di servizi utili per agevolare e semplificare le attività quotidiane e massimizzare l’efficienza dell’intero processo di gestione della flotta.

Business Process Management (BPM)
Strumento che serve a definire i diversi iter di approvazione, di gestione delle richieste, gli uffici e le persone coinvolte all’interno dell’azienda, in modo da impostare processi strutturati e adeguare le logiche del software a quelle organizzative.

Document Management System (DMS)
ZCarFleet si avvale di un evoluto sistema di gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, classificare, condividere, distribuire la documentazione prodotta nell’intero processo di gestione della flotta, dalle lettere di assegnazione della vettura in benefit al dipendente ai contratti di noleggio, dalle patenti e dai libretti dei veicoli, ai tagliandi, gli scontrini e le ricevute, i CID, ecc.

My desk
Una “scrivania personale” in formato elettronico disponibile ovunque che permette di accedere rapidamente a tutte le informazioni disponibili nel sistema o eseguire transazioni in maniera profilata e controllata. Completamente personalizzabile dall’utente secondo le proprie esigenze, MyDesk offre la possibilità di accedere alla propria Agenda, ai documenti personali, alle news e a tutte le informazioni sul processo di gestione della flotta.

Agenda
Agenda per gestire attività, utilizzare calendari personali o condivisi, pianificare le risorse e impostare sistemi di notifiche automatiche, deleghe e ricerca disponibilità nel tempo di partecipanti e risorse.

Mail
Potente Client Web per l’invio e la ricezione di messaggi di Posta elettronica / Sms / Fax, interfacciabile con i più comuni Mailserver / Faxserver, attraverso i protocolli SMTP.
Oltre all’invio e alla ricezione di messaggi, consente l’associazione automatica delle entità applicative censite (Utente Azienda /Utente Agenzia / ecc.), classificando e filtrando automaticamente i messaggi in base alle regole definite nel sistema. I messaggi così ricevuti/inviati possono essere archiviati nel sistema di Document Management System e sono sempre disponibili le informazioni sulla gestione della flotta aziendale.

INTEGRAZIONI
La gestione della flotta aziendale è un processo trasversale e richiede quindi un software in grado di far dialogare i vari sistemi interni all’azienda. ZCarFleet permette a tutte le figure coinvolte nel processo di gestione della flotta di accedere alle funzionalità di proprio interesse attraverso un unico portale grazie all’integrazione nativa con le soluzioni Zucchetti. La condivisione di un unico database e l’aggregazione di tutte le informazioni relative alle varie attività nelle schede anagrafiche dei dipendenti e dei veicoli permettono infatti di non ridondare i dati, di ridurre gli errori e di facilitare efficienze di processo tra gestione della flotta, gestione delle trasferte, gestione delle risorse umane e contabilità.
Software di gestione delle risorse umane
Il software ZCarFleet è integrato a HR Infinity Global Solution, la suite di software Zucchetti per la gestione delle risorse umane. In questo modo è possibile integrare in un’unica anagrafica i dati dei dipendenti necessari in fase di assegnazione dei veicoli in benefit e per gestire i rimborsi/addebiti a cedolino delle spese legate all’utilizzo dell’auto aziendale.
Software di gestione delle trasferte
Il software ZCarFleet è integrato a ZTravel, il software Zucchetti che gestisce trasferte e note spese, per rendere efficienti:

  • la prenotazione dei veicoli in fase di pianificazione della trasferta;
  • l’analisi delle spese legate all’utilizzo del veicolo aziendale per verificare i costi di trasferta;
  • la compilazione della nota spese del dipendente che utilizza mezzi aziendali.

ERP / Software gestionali
Il software ZCarFleet è integrato ai software gestionali Zucchetti in modo da gestire al meglio i dati relativi a fornitori e veicoli, i processi di richiesta e acquisto di nuovi mezzi e i costi, con la generazione di una prima nota contabile.

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