Infinity ZTravel copre tutte le fasi che riguardano una gestione complessa come quella dei viaggi di lavoro.
PRE-TRAVEL
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Pianificazione della trasferta |
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Richiesta autorizzazione |
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Prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel |
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Acquisizione documenti di viaggio |
ON-TRAVEL
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Raccolta giustificativi |
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Compilazione delle spese da dispositivi mobile |
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Geolocalizzazione degli automezzi aziendali |
POST-TRAVEL
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Compilazione della nota spese |
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Controllo e approvazione della note spese |
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Importazione costi e riconciliazione automatica dei pagamenti elettronici e dei flussi di fatturazione elettronica |
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Gestione dei flussi di contabilizzazione |
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Liquidazione dei rimborsi |
ANALYSIS
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Monitoraggio del processo di trasferta |
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Analisi e valutazioni sui costi |
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Supporto alle decisioni |
Infinity ZTravel è una soluzione con caratteristiche uniche: WEB BASED, disponibile in versione DESKTOP E MOBILE, utilizzabile in LICENZA o CLOUD in modalità Software as a Service, dotata di strumenti di BUSINESS ANALYTICS.
I due moduli principali, tra loro indipendenti, sono software dedicati alla gestione specifica della pianificazione delle Trasferte e della consuntivazione delle Note spese.
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Trasferte: gestione del processo di pre-travel relativo all’organizzazione della trasferta (mezzi di trasporto, autorizzazione alla trasferta, prenotazione dei servizi di viaggio, gestione anticipi, ecc.; |
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Note Spese: consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta, controllo e approvazione nota spese e gestione dell’intero processo post-travel. |
Infinity ZTravel consente inoltre al cliente di scegliere tra una nutrita serie di funzionalità avanzate per la gestione di tutte le altre attività strettamente legate alla gestione completa dei viaggi d’affari:
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Prenotazione auto aziendali: processo di prenotazione delle auto in pool automatizzato; |
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Localizzazione automezzi: monitoraggio dei veicoli aziendali tramite GPS con rilevamento di geolocalizzazione, itinerario, velocità, soste, km percorsi; |
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Import pagamenti elettronici: acquisizione automatica dei pagamenti tramite carte di credito aziendali relativi alle spese di vitto e alloggio; |
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Gestione Fatture elettroniche: per rendere efficiente il processo di riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta; |
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APP Mobile: compilazione della bozza della nota spese direttamente da smartphone e tablet anche in assenza di connessione dati; |
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Analytics: la Business Analytics per monitorare i dati relativi ai viaggi d’affari (analisi costi e valutazioni a supporto del management); |
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Paperless Office e firma elettronica: eliminazione della documentazione cartacea relativa alle trasferte aziendali, dove consentito dalla normativa fiscale. |
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Infinity ZCarFleet per ottimizzare l’organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte auto aziendali |
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HR Infinity per tutte le esigenze di amministrazione del personale (paghe, presenze) e gestione delle risorse umane (spostamenti dei dipendenti per corsi di formazione) |
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Gestionali Zucchetti per rispondere alle esigenze del settore contabile |
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E-Agency per la gestione delle agenzie di viaggio e tour operator |
Infinity ZTravel si interfaccia con le soluzioni ERP e HR anche di altre software house nazionali ed internazionali, ad esempio per le registrazioni contabili delle fatture, i flussi degli importi da rimborsare ai dipendenti in cedolino o con bonifico bancario, ecc.
AGENZIE DI VIAGGIO E BOOKING
Infinity ZTravel arricchisce la collaborazione tra azienda e agenzie di viaggio.
Grazie all’integrazione con le piattaforme di self-booking delle più importanti agenzie di viaggio, i dipendenti che richiedono nella pianificazione della propria trasferta la prenotazione di alcuni servizi viaggio (volo, treno, hotel, car rent, ecc.), se e quando autorizzati, possono accedere al portale di prenotazione dell’agenzia, nel rispetto della travel policy prevista dall’azienda.
SISTEMI DI PAGAMENTO E RENDICONTAZIONE
La definizione del “total cost” della trasferta è fondamentale per l’efficienza.
L’integrazione del software Infinity ZTravel con le carte di pagamento Soldo e con le carte aziendali centralizzate (es. Airplus Company Account, Diners Lodged e BTA American Express) ti consentono di importare quotidianamente i flussi dei pagamenti dei trasfertisti e di rendere automatica, veloce e certa la compilazione della nota spese.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Nel processo di Travel Management ottimizzare la gestione dei documenti è strategico.
Infinity ZTravel è integrato con i sistemi di conservazione sostitutiva e garantisce un processo sicuro per la gestione completamente paperless delle note spese, grazie alla registrazione e conservazione digitale della copia dei giustificativi cartacei allegati alle note spese.
Con tutta la garanzia delle soluzioni Zucchetti, accreditata presso AgID per il servizio di Conservazione digitale.
GESTIONE DOCUMENTI
Infinity ZTravel si avvale di un evoluto sistema di gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, classificare, condividere, distribuire la documentazione prodotta nell’intero processo della trasferta (biglietti di viaggio, voucher, documenti di viaggio, scontrini, ricevute, fatture, distinta rimborsi, analisi). Grazie all’Enterprise Digital Folder l’azienda può categorizzare tutte le tipologie di documenti e abbinarli alle singole persone, così da avere un archivio completo e con viste specifiche sul singolo trasfertista. L’integrazione con la Firma digitale e la Conservazione Sostitutiva consentono infine di digitalizzare l’intero processo documentale in ottica paperless.
Software e efficienza nella gestione della flotta aziendale
Il software ZCarFleet risolve le inefficienze di gestione della flotta perché favorisce il coordinamento tra gli uffici, riduce al minimo l’uso della carta e introduce in azienda processi strutturati: notifiche automatiche, programmi di workflow, portali per la condivisione di informazioni e la pubblicazione di documenti, servizi di self-service ai dipendenti permettono infatti di ridurre i tempi di ogni attività, evitare errori e rendere più scorrevole la gestione della flotta aziendale, garantendo per esempio che le auto siano sempre disponibili, vengano utilizzate al meglio delle loro possibilità e secondo la policy aziendale.
Software e controllo delle flotte aziendali
Fondamentale è poi il controllo della flotta: dove sono le auto, i percorsi delle vetture, il comportamento dei conducenti, i consumi, il quadro delle manutenzioni obbligatorie e le segnalazioni di incidenti o guasti. In questo ZCarFleet offre soluzioni software di localizzazione gps delle auto, notifiche automatiche sulle scadenze e applicazioni mobile, necessari per supportare il Fleet Manager che, grazie a software di analisi, può infine filtrare, organizzare e visualizzare in modo semplice questa mole di informazioni per prendere le giuste decisioni sui miglioramenti nella gestione e sulla migliore strategia da attuare.
Caratteristiche tecniche del software
ZCarFleet è un software MODULARE, MULTI-AZIENDA e MULTI-LINGUA che si adatta a ogni tipologia di azienda ed è disponibile in LICENZA d’uso o CLOUD in modalità Software as a Service.
Anagrafica delle auto aziendali
I dati di ogni auto (caratteristiche tecniche, codici identificativi, ubicazione e centro di costo, modalità di possesso, ecc.) sono raccolti in un’unica scheda, base di tutte le gestioni del software e che permette di automatizzare i controlli riguardanti fiscalità, scadenze e manutenzioni.
I dati tecnici dell’auto possono essere inseriti manualmente oppure acquisiti in automatico dalla Banca Dati Quattroruote, basata sul Codice Infocar: utilizzando questa funzione i dati sono costantemente aggiornati sulla base delle schede di omologazione provenienti in via ufficiale dai costruttori e/o dai relativi importatori.
Prenotazione delle auto in pool
Il gestore del parco auto o direttamente il dipendente può consultare un “garage virtuale” che mostra le auto in pool disponibili. La convalida della prenotazione può essere sottoposta a conferma del superiore gerarchico del dipendente tramite processo autorizzativo preimpostato.
Tutte le assegnazioni sono registrate e storicizzate per recuperare sempre tutte le informazioni sugli eventi riguardanti il mezzo (multe, penali, franchigie, ecc.).
Assegnazione delle auto in benefit
In caso di auto ad uso promiscuo, una procedura guidata permette di gestire in modo semplice tutti i passaggi necessari per formalizzare l’assegnazione e la consegna dell’auto.
La lettera di assegnazione viene archiviata nel sistema.
Scadenze
Il software segnala le scadenze sia amministrative sia tecniche tramite notifiche periodiche e un pannello di controllo generale che permette di verificare lo stato di ogni auto.
Gestione guasti e incidenti
Un sistema di ticketing permette agli utenti di segnalare guasti e incidenti, cui sarà assegnato un codice di priorità per una corretta risoluzione del problema.
Fiscalità
Il software gestionale supporta la classificazione e la gestione fiscale di ogni auto: calcolo del fringe benefit (con la gestione delle tariffe ACI), controllo su altri addebiti a titolo di compenso per l’utilizzo dell’auto, controllo delle deducibilità fiscali (art. 164 TUIR) di costi di acquisizione e spese di impiego sulla base dell’utilizzo prevalente dell’autovettura.
Il portale del software ZCarFleet è per il responsabile della gestione della flotta aziendale un unico punto di accesso alle varie funzionalità gestionali, alla base dati anagrafica unica di dipendenti e parco auto e ad una serie di servizi utili per agevolare e semplificare le attività quotidiane e massimizzare l’efficienza dell’intero processo di gestione della flotta.
Business Process Management (BPM)
Strumento che serve a definire i diversi iter di approvazione, di gestione delle richieste, gli uffici e le persone coinvolte all’interno dell’azienda, in modo da impostare processi strutturati e adeguare le logiche del software a quelle organizzative.
Document Management System (DMS)
ZCarFleet si avvale di un evoluto sistema di gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, classificare, condividere, distribuire la documentazione prodotta nell’intero processo di gestione della flotta, dalle lettere di assegnazione della vettura in benefit al dipendente ai contratti di noleggio, dalle patenti e dai libretti dei veicoli, ai tagliandi, gli scontrini e le ricevute, i CID, ecc.
My desk
Una “scrivania personale” in formato elettronico disponibile ovunque che permette di accedere rapidamente a tutte le informazioni disponibili nel sistema o eseguire transazioni in maniera profilata e controllata. Completamente personalizzabile dall’utente secondo le proprie esigenze, MyDesk offre la possibilità di accedere alla propria Agenda, ai documenti personali, alle news e a tutte le informazioni sul processo di gestione della flotta.
Agenda
Agenda per gestire attività, utilizzare calendari personali o condivisi, pianificare le risorse e impostare sistemi di notifiche automatiche, deleghe e ricerca disponibilità nel tempo di partecipanti e risorse.
Mail
Potente Client Web per l’invio e la ricezione di messaggi di Posta elettronica / Sms / Fax, interfacciabile con i più comuni Mailserver / Faxserver, attraverso i protocolli SMTP.
Oltre all’invio e alla ricezione di messaggi, consente l’associazione automatica delle entità applicative censite (Utente Azienda /Utente Agenzia / ecc.), classificando e filtrando automaticamente i messaggi in base alle regole definite nel sistema. I messaggi così ricevuti/inviati possono essere archiviati nel sistema di Document Management System e sono sempre disponibili le informazioni sulla gestione della flotta aziendale.
ERP / Software gestionali
Il software ZCarFleet è integrato ai software gestionali Zucchetti in modo da gestire al meglio i dati relativi a fornitori e veicoli, i processi di richiesta e acquisto di nuovi mezzi e i costi, con la generazione di una prima nota contabile.