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SOStitutiva Zucchetti

La soluzione sicuramente semplice, semplicemente sicura

“La conservazione sostitutiva è il processo informatico che consente di gestire l’intero ciclo di vita del documento certificandone il contenuto tramite apposizione di firma digitale e marca temporale, che rendono un documento non modificabile, opponibile a terzi e non deteriorabile, quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.
Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge si è tenuti a preservare, con l’equivalente documento informatico.”

SOStitutiva Infinity è la soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente alle aziende, agli studi professionali e alle associazioni di categoria di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

SOStitutiva Infinity è fruibile sia come servizio in modalità SaaS (i documenti sono conservati all’interno del datacenter Zucchetti e l’utente vi accede con un semplice collegamento a Internet) sia in licenza d’uso, per dare la possibilità al cliente di scegliere la soluzione che meglio si adatta alle specifiche esigenze.

Caratteristiche e Funzionalità

SOStitutiva Infinity consente di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici, ottimizzando i costi logistici di archiviazione e recuperando in efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione.
Il flusso documentale di SOStitutiva Infinity è completamente automatizzato: semplifica al massimo l’attività di conservazione, minimizzando l’impatto sull’organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo seguito dal cliente, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.

Zucchetti propone la conservazione sostitutiva, oltre che nella modalità standard di erogazione, anche in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poiché è Zucchetti a farsi carico di:

  • adempimenti prescritti;
  • apposizione di firma digitale e marca temporale;
  • aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
  • controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva.

Affidabilità e durata nel tempo in tutta sicurezza

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

  • sicurezza e tecnologia adeguata;
  • conoscenza normativa;
  • conoscenza dei processi gestionali;
  • conservazione nel lungo periodo;
  • piattaforma web nativa erogata in modalità SaaS o in licenza d’uso.

Ottimizzazione dei costi e dei benefici

SOStitutiva Infinity garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

Una grande complessità resa semplice

SOStitutiva Infinity dispone di tutti gli strumenti necessari alla conservazione dei documenti elettronici, delle stampe dei gestionali e dei risultati della scansione.

In particolare, grazie all’HSM (Hardware Security Module), l’utente può apporre velocemente un numero elevato di firme digitali attraverso una procedura automatizzata, senza l’intervento del titolare firma per firma e in tutta sicurezza, poiché le chiavi e i certificati dell’utente sono custoditi in maniera sicura al suo interno.
L’HSM, installato presso il Data Center Zucchetti, permette di applicare la firma digitale da remoto senza l’uso della smart card in locale: vengono così rese più fluide le procedure di conservazione e semplificati i processi in carico al cliente.

SOStitutiva Infinity consente inoltre di gestire classi documentali con un grande numero di chiavi di ricerca, facilitando l’esibizione dei documenti conservati da parte dell’utente.

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